Utbildning av anställda på distans

Redan innan COVID-19 började distansarbete stadigt bli en allt vanligare del av den kommersiella miljön. Pandemin har dock fungerat som en katalysator för förändring, och i det här fallet har den drivit många företag att införa metoder för arbete hemifrån som annars kanske skulle ha tagit längre tid att utforska. Resultatet är att många företag - inklusive stora företag som Microsoft och Google - vidtar åtgärder för att distansarbete ska bli en permanent del av verksamheten.

Bild: Pexels

Det finns verkligen enorma fördelar med detta sätt att arbeta. Anställda får en känsla av flexibilitet i sitt arbetsliv och det är ofta ett lyft för arbetstagarnas tillfredsställelse - särskilt när ansträngningar görs för att göra processen mer personlig. Företagen har också konstaterat att kostnaderna minskar och att produktiviteten ökar.

En av de utmaningar som tycks vara vanligast är att förstå hur man ska genomföra effektiv utbildning för nyanställda med endast fjärrstyrda verktyg till sitt förfogande. Även om det utan tvekan är ett hinder för en fortsatt effektiv verksamhet är den goda nyheten att det går att övervinna. Vi kommer att titta på hur du kan närma dig dina utbildningsprocesser på ett sätt som ger nyanställda de färdigheter de behöver och som hjälper till att bygga upp en robust, positiv och bredare kultur för distansarbete.

Onboarding

Ett av problemen med att anställda är fysiskt avlägsna från företaget är att det kan vara lätt för dem att bli filosofiskt och känslomässigt frånkopplade. Om du inte omedelbart fastställer förväntningar på deras tid i företaget kommer du sannolikt att behöva jobba ikapp för att mildra negativa effekter i framtiden. Därför måste din distansutbildning börja med själva inskolnings processen.

Det är inte lämpligt att använda din vanliga handbok för nyanställda som är närvarande på plats under dessa omständigheter. Även om ditt företags värderingar och mål kan vara desamma oavsett var dina anställda befinner sig, är deras arbetsutrymme och verktyg inte det. Skapa antingen en separat handbok eller inkludera avsnitt i ditt nuvarande dokument som specifikt beskriver protokoll för arbete hemifrån. Detta bör gå längre än att formellt beskriva deras rättigheter när det gäller ersättning och förmåner. Det bör klargöra exakt vilka riktlinjer som gäller för dataskydd på distans arbetsplatsen, förväntningar på kommunikation och hur uppförandekoden är kopplad till deras omständigheter.

Se till att introduktionsprocessen i möjligaste mån inkluderar en betydande mängd kommunikation. Be en medlem av personalavdelningen eller ledningen träffa dina nyanställda över ett videosamtal i början av dagen och använd skärmdelning för att guida dem genom delar av det interna nätverket. Återkoppla med dem under dagen med ytterligare ett samtal, och uppmuntra andra medarbetare från det egna teamet och från olika avdelningar att kontakta dem via de olika chatt funktionerna. Detta hjälper inte bara nyanställda att känna sig mer välkomna, utan introducerar dem till hur företagets kommunikationsverktyg används under olika omständigheter.

Gruppsessioner

Ett av de största problemen med distansarbete är att man tenderar att bli ganska isolerad. När nyanställda måste genomföra utbildning på egen hand kan de mycket väl uppleva processen som ganska ensamt och demoraliserande, för att inte tala om att det inte ger dem möjlighet att dela erfarenheter med sitt team. Därför bör du i möjligaste mån sträva efter att kombinera självständig utbildning med gruppträning.

Detta kan inkludera:

• Diskussioner i hela gruppen
  
  Dessa kan vara särskilt användbara om du har några nya anställda på distans som ansluter sig till företaget samtidigt. Det skadar dock inte att inkludera några mer erfarna medarbetare för att hålla samtalet igång. Använd en plattform för gruppmöten som till exempel NUITEQ Stage och tillbringa lite tid med att prata om ett ämne som har med deras position eller företaget i sig att göra. Ge dem scenarier som pekar på utmaningar eller möjliga konflikter och låt dem tala om hur de kan övervinna dem. Detta ger ett mer interaktivt och socialt inslag i distansutbildningen och gör att alla arbetstagare kan förstå hur de andra tänker och uppskatta deras kunskaper och personligheter.
  
  
• Mentorskap
  
  Förutom att den utsedda handledaren leder processen så bör det också finnas utrymme för andra erfarna distans anställda att fungera som mentorer för dem som precis har börjat. Detta kan ske enskilt eller i små grupper, men se till att schemaläggningen och kommunikationsprotokollen för dessa sessioner är konsekventa. Dessa mentorer kommer att förstå de utmaningar som distans arbetarna kan möta och kan vägleda dem genom lösningar, för att inte tala om att se till att bästa praxis införs. De bör också ta sig tid att ge tips och råd som kan göra distansarbete enklare och effektivare.
  

Agil läroplan

Distansarbete är ett relativt flexibelt medium. Det tenderar faktiskt att öppna dörren för en mer diversifierad arbetsstyrka. Detta är utan tvekan positivt för alla inblandade, men det innebär också att du sannolikt kommer att utbilda anställda med varierande behov. Därför måste du utforma ett utbildningsprogram för dina anställda som är lika flexibelt som arbetssättet.

Här kan e-learningkurser vara din vän. I motsats till mer principfasta utbildningsprogram som genomförs personligen är e-learning utformade för att vara mer tillgängliga för många olika typer av elever. Läroplanen kan också anpassas så att den innehåller multimediala undervisningsverktyg som du kan använda för att ändra dina anställdas inlärnings vägar beroende på deras behov, preferenser och inlärningsstil. För att detta ska vara en produktiv metod måste kursen också ha en viss struktur - tillhandahåll en mängd olika material som visar lektionerna, men se till att varje lektion följs av bedömningar och att du kommunicerar mål och tider för slutförandet.

Var också öppen för att göra ändringar. Be om feedback från dina anställda om vad de tyckte om utbildningen och vad som inte var effektivt. De har en medvetenhet om vad som är nyttig information eller ett praktiskt tillvägagångssätt när de arbetar hemifrån och kan ge dig insikter som hjälper ditt utbildningsprogram och din kultur för distansarbete att utvecklas.

Slutsats

Framgångsrik distansverksamhet kräver gedigen utbildning. Som sådan bör du skapa en process som ger vägledning från den anställdes första ögonblick i företaget och försöka mildra effekterna av isolering. I kombination med ett flexibelt tillvägagångssätt för ditt utbildningsprogram kan du ge de anställda de verktyg de behöver och det stöd de förtjänar.

Letar du efter ett lättanvänt verktyg som hjälper dig att utbilda dina distans anställda? Prova NUITEQ Stage redan idag.